Giá vốn nhập kho: cách tính và hạch toán
Giá vốn hàng về kho là tổng chi phí thực tế để một mặt hàng đến kệ của bạn: giá mua từ nhà cung cấp cộng các khoản vận chuyển và đưa hàng về. Hướng dẫn này giải thích chi phí nào được tính, cách phân bổ chi phí chung cho một chuyến hàng và cách hạch toán để giá trị tồn kho và biên lợi nhuận gộp chính xác.
Các khoản tính vào giá vốn nhập kho
Cộng mọi chi phí đưa hàng đến nơi bạn bán hàng:
- Giá mua trên hóa đơn nhà cung cấp sau chiết khấu
- Vận phí đường biển, hàng không hoặc đường bộ đến kho
- Bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển
- Thuế nhập khẩu và phí hải quan khác
- VAT hoặc GST nhập khẩu, chỉ khi không được khấu trừ
- Phí thông quan và giao hàng, như phí bốc dỡ tại cảng hoặc phí dịch vụ môi giới hải quan.
VAT hoặc GST nhập khẩu không được khấu trừ
Không tính các khoản thuế được hoàn hoặc khấu trừ và chi phí phát sinh sau khi hàng đến: VAT hoặc GST nhập khẩu được hoàn hay khấu trừ khi kê khai thuế, lưu kho sau khi nhập hàng, chi phí bán và giao hàng cho khách, cùng lãi vay để mua hàng. Đó là chi phí trong kỳ, không thuộc giá trị hàng tồn kho. Thuế nào được hoàn phụ thuộc quy định từng nước, vì vậy hãy hỏi kế toán của bạn.
Công thức
Giá vốn nhập kho mỗi đơn vị = (giá mua của dòng hàng + phần chi phí được phân bổ) ÷ số lượng
Cách phân bổ chi phí chung cho lô hàng
Phí vận chuyển hoặc thuế nhập khẩu thường áp dụng cho cả lô hàng, nên cần quy tắc phân bổ cho từng mặt hàng. Có ba cách phổ biến:
- Theo giá trị. Mỗi dòng chịu chi phí theo tỷ lệ giá trị của nó. Đây là cách phổ biến, phù hợp với thuế nhập khẩu và bảo hiểm vốn tính theo giá trị.
- Theo số lượng. Mỗi đơn vị chịu cùng một khoản chi phí. Cách này đơn giản và hợp lý khi hàng có kích thước và giá tương tự nhau, nhưng phân bổ quá nhiều chi phí cho hàng giá rẻ.
- Theo trọng lượng hoặc thể tích. Phù hợp hàng nặng hoặc cồng kềnh vì đơn vị vận chuyển tính theo trọng lượng hay không gian. Cần trọng lượng hoặc thể tích của từng dòng.
Ví dụ minh họa
Một hóa đơn nhà cung cấp gồm 10 chai dầu ô liu giá 20.00 và 30 hộp cà chua giá 10.00, thêm 50.00 cước biển và 25.00 thuế nhập khẩu. Hàng trị giá 500.00, chi phí 75.00. Phân bổ theo giá trị, dầu chịu 40% và cà chua 60% mỗi khoản.
| Dòng | Hàng hóa | Cước vận chuyển | Thuế nhập khẩu | Giá vốn nhập kho | Mỗi đơn vị |
|---|---|---|---|---|---|
| Dầu ô liu, 10 chai | 200.00 | 20.00 | 10.00 | 230.00 | 23.00 |
| Cà chua, 30 hộp | 300.00 | 30.00 | 15.00 | 345.00 | 11.50 |
| Tổng cộng | 500.00 | 50.00 | 25.00 | 575.00 |
Nếu chia theo số lượng, mỗi đơn vị trong 40 đơn vị chịu 1.875 (cước 1.25 và thuế 0.625). Dầu có giá vốn 21.875 mỗi chai, cà chua 11.875 mỗi hộp, khiến hàng rẻ chịu thuế quá mức so với giá trị.
Làm tròn
Các phần chi phí được làm tròn đến xu nhưng tổng phải đúng bằng khoản phí. Nếu chia 100.00 cước cho ba dòng giá trị bằng nhau, hai dòng nhận 33.33, một dòng 33.34. Phương pháp phần dư lớn nhất cấp từng xu còn lại cho dòng bị mất nhiều nhất do làm tròn.
Hạch toán giá vốn nhập kho
Chi phí thường được ghi vào ngày khác với ngày hàng về. Tài khoản chờ giữ mỗi chi phí đến khi nhận hàng liên quan. Số dư còn lại cho biết chi phí đang chờ hàng, dễ nhận biết.
1. Hóa đơn nhà cung cấp
Hàng vào tài khoản tồn kho, mỗi khoản phí vào tài khoản chờ riêng. Bạn nợ nhà cung cấp toàn bộ hóa đơn.
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Hàng tồn kho | 500.00 | |
| Tài khoản trung gian cước vận chuyển | 50.00 | |
| Tài khoản trung gian thuế nhập khẩu | 25.00 | |
| Các khoản phải trả | 575.00 |
2. Nhận hàng
Đã nhận đủ 10 chai dầu nhưng chỉ 20 trong số 30 hộp cà chua. Hàng đã nhận chuyển phần chi phí tương ứng từ tài khoản chờ vào tồn kho: dầu nhận toàn bộ 30.00, cà chua nhận hai phần ba của 45.00.
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Hàng tồn kho | 60.00 | |
| Tài khoản trung gian cước vận chuyển | 40.00 | |
| Tài khoản trung gian thuế nhập khẩu | 20.00 |
Phí vận chuyển 10.00 và thuế 5.00 cho 10 lon cà chua chưa nhận vẫn nằm ở tài khoản chờ phân bổ. Dầu nhập kho 23.00 mỗi chai và cà chua 11.50 mỗi lon.
3. Bán hàng
Bạn bán 5 chai dầu giá 35.00 mỗi chai. Giá vốn xuất kho là giá vốn đầy đủ: 5 × 23.00 = 115.00. Vì vậy lãi gộp là 60.00, không phải 75.00 nếu bỏ cước và thuế nhập khẩu.
| Tài khoản | Nợ | Có |
|---|---|---|
| Các khoản phải thu | 175.00 | |
| Doanh thu | 175.00 | |
| Giá vốn hàng bán | 115.00 | |
| Hàng tồn kho | 115.00 |
Nhận hàng từng phần, chi phí đến muộn và trả hàng
- Nhận hàng từng phần. Mỗi lần giao nhận phần chi phí tương ứng số đơn vị đã đến. Phần còn lại nằm ở tài khoản chờ đến khi hàng còn thiếu tới.
- Chi phí ghi nhận muộn. Nếu chi phí được ghi sau khi đã bán một phần hàng, phần dành cho hàng đã bán vào giá vốn; chỉ phần hàng còn trong kho mới vào tồn kho.
- Trả hàng cho nhà cung cấp. Hàng trả lại rời kho theo giá vốn nhập kho, nên chi phí mỗi đơn vị hàng còn lại không đổi.
Chi phí bằng ngoại tệ
Khi mua bằng tiền tệ của nhà cung cấp, hãy quy đổi hàng hóa và chi phí trên hóa đơn theo tỷ giá của hóa đơn rồi phân bổ. Việc quy đổi và làm tròn có thể dư một xu; cộng khoản đó vào giá vốn hàng để tài khoản chờ kết chuyển về đúng bằng không. Nếu tỷ giá đổi khi thanh toán, chênh lệch là lãi hoặc lỗ tỷ giá, không phải giá vốn tồn kho.
Khi đơn vị giao nhận gửi hóa đơn riêng
Cước, thuế hoặc phí môi giới thường có hóa đơn riêng từ đơn vị giao nhận hay hải quan, không phải hóa đơn nhà cung cấp. Hạch toán tương tự: ghi vào tài khoản chờ, sau đó chuyển phần phí của từng lô vào giá hàng, hoặc vào giá vốn nếu hàng đã bán.
Giá vốn nhập kho trong Celerp
Celerp thực hiện phân bổ và bút toán ở trên cho phí trên hóa đơn nhà cung cấp. Thêm vận chuyển, bảo hiểm hoặc thuế thành dòng mặt hàng loại Freight.
- Chi phí được phân bổ cho các dòng hàng tồn kho trên hóa đơn theo giá trị; dòng không có giá trị sẽ không được phân bổ, dù số lượng là bao nhiêu.
- Các phần phân bổ được làm tròn đến xu theo đơn vị tiền tệ của bạn và tổng cộng khớp chính xác với từng khoản phí.
- Trước khi hàng về, chi phí nằm ở tài khoản chờ. Mỗi lần nhận chuyển phần tương ứng vào tồn kho.
- Khi xuất hóa đơn bán, giá vốn hàng bán bao gồm giá vốn nhập kho.
- Hóa đơn bằng tiền nhà cung cấp được đổi theo tỷ giá trên hóa đơn.
Celerp chỉ phân bổ các khoản phí nằm trên hóa đơn của chính nhà cung cấp. Hóa đơn riêng của hãng giao nhận hay đại lý hải quan không được phân bổ vào hàng hóa.