Einstandskosten: berechnen und verbuchen
Die Einstandskosten umfassen alles, was ein Artikel bis ins Lager tatsächlich kostet: den Einkaufspreis beim Lieferanten zuzüglich der Kosten für den Transport zu Ihnen. Dieser Leitfaden erklärt, welche Kosten dazugehören, wie gemeinsame Kosten auf eine Lieferung verteilt werden und wie Sie sie buchen, damit Lagerwert und Bruttomarge stimmen.
Was zu den Einstandskosten gehört
Berücksichtigen Sie alle Kosten, um die Waren an den Verkaufsort zu bringen:
- Kaufpreis auf der Lieferantenrechnung nach Abzug von Rabatten
- Fracht per Schiff, Flugzeug oder Lkw zu Ihrem Lager
- Transportversicherung für die Waren
- Einfuhrzoll und weitere Zollgebühren
- Einfuhrumsatzsteuer oder GST, nur wenn nicht erstattungsfähig
- Gebühren für die Freigabe und Lieferung der Waren, etwa Hafenabfertigung oder Zollagentengebühren
Nicht erstattungsfähige Einfuhrumsatzsteuer oder GST
Nicht einzubeziehen sind erstattungsfähige Steuern und Kosten nach Ankunft der Ware: Einfuhrumsatzsteuer oder GST, die Sie über Ihre Steuererklärung zurückfordern können, Lagerkosten nach Einlagerung, Verkaufs- und Lieferkosten an Kunden sowie Zinsen für die Finanzierung des Wareneinkaufs. Das sind Periodenaufwendungen, keine Bestandteile der Vorratskosten. Welche Steuern erstattungsfähig sind, richtet sich nach Ihrem Land; fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Die Formel
Einstandskosten je Einheit = (Einkaufswert der Position + ihr Anteil an den Nebenkosten) ÷ Menge
Gemeinsame Kosten auf eine Lieferung verteilen
Fracht oder Zoll betreffen meist eine ganze Sendung. Daher brauchen Sie eine Regel, um die Kosten auf ihre Artikel zu verteilen. Drei Methoden sind üblich:
- Nach Wert. Jede Position erhält einen Anteil entsprechend ihrem Warenwert. Das ist die übliche Methode und entspricht der Berechnung von Zoll und Versicherung auf Wertbasis.
- Nach Menge. Jede Einheit erhält denselben Kostenanteil. Das ist einfach und angemessen, wenn die Artikel ähnlich groß und teuer sind, belastet günstige Artikel aber überproportional.
- Nach Gewicht oder Volumen. Geeignet für schwere oder sperrige Güter, da Speditionen nach Gewicht oder Platzbedarf abrechnen. Sie benötigen Gewicht oder Volumen jeder Position.
Rechenbeispiel
Eine Lieferantenrechnung enthält 10 Flaschen Olivenöl zu 20.00 und 30 Dosen Tomaten zu 10.00, dazu 50.00 Seefracht und 25.00 Einfuhrzoll. Warenwert 500.00, Nebenkosten 75.00. Bei wertanteiliger Verteilung tragen Öl 40% und Tomaten 60% jeder Belastung.
| Position | Waren | Fracht | Zoll | Einstandskosten | Pro Einheit |
|---|---|---|---|---|---|
| Olivenöl, 10 Flaschen | 200.00 | 20.00 | 10.00 | 230.00 | 23.00 |
| Tomaten, 30 Dosen | 300.00 | 30.00 | 15.00 | 345.00 | 11.50 |
| Gesamt | 500.00 | 50.00 | 25.00 | 575.00 |
Bei Mengenverteilung übernimmt jede der 40 Einheiten 1.875 (1.25 Fracht und 0.625 Zoll). Die Ölflasche kostet dann 21.875, die Tomatendose 11.875; die günstigeren Dosen tragen damit relativ zu ihrem Wert zu viel Zoll.
Rundung
Die Anteile werden auf Cent gerundet und müssen zusammen genau der Belastung entsprechen. Bei 100.00 Fracht über drei gleichwertige Positionen erhalten zwei 33.33 und eine 33.34. Bei der größten-Rest-Methode geht jeder übrige Cent an die Position mit dem größten Rundungsverlust.
Einstandskosten verbuchen
Kosten werden oft an einem anderen Tag erfasst als der Wareneingang. Ein Verrechnungskonto hält jede Belastung bis zum Eingang der zugehörigen Waren. Ein Restbetrag zeigt daher sofort Kosten an, deren Waren noch ausstehen.
1. Lieferantenrechnung
Waren gehen ins Lagerkonto und jede Nebenkostenposition auf ihr Verrechnungskonto. Sie schulden dem Lieferanten den gesamten Rechnungsbetrag.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Lagerbestand | 500.00 | |
| Frachtverrechnungskonto | 50.00 | |
| Zollverrechnungskonto | 25.00 | |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 575.00 |
2. Wareneingang
Alle 10 Ölflaschen sind eingetroffen, aber nur 20 der 30 Tomatendosen. Beim Wareneingang wird der zugehörige Kostenanteil vom Verrechnungskonto in den Bestand übertragen: beim Öl die gesamten 30.00, bei den Dosen zwei Drittel von 45.00.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Lagerbestand | 60.00 | |
| Frachtverrechnungskonto | 40.00 | |
| Zollverrechnungskonto | 20.00 |
10.00 Fracht und 5.00 Zoll bleiben für die noch nicht erhaltenen 10 Dosen auf Verrechnungskonten. Das Öl liegt nun mit 23.00 je Flasche und die Tomaten mit 11.50 je Dose im Bestand.
3. Verkauf
Sie verkaufen 5 Flaschen Öl für je 35.00. Der Abgang aus dem Bestand erfolgt zu Einstandskosten: 5 × 23.00 = 115.00. Der Rohertrag beträgt daher 60.00 statt 75.00, die sich ohne Fracht und Zoll ergeben würden.
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 175.00 | |
| Umsatz | 175.00 | |
| Wareneinsatz | 115.00 | |
| Lagerbestand | 115.00 |
Teillieferungen, nachträgliche Kosten und Rückgaben
- Teillieferungen. Jeder Wareneingang übernimmt den Kostenanteil der gelieferten Einheiten. Der Rest bleibt auf Verrechnungskonten, bis die übrige Ware eintrifft.
- Spät gebuchte Kosten. Werden Kosten erst nach dem Verkauf eines Teils der Ware erfasst, geht der Anteil der bereits verkauften Artikel in die Umsatzkosten. Nur der Anteil der noch vorhandenen Ware wird dem Bestand zugerechnet.
- Rückgaben an Lieferanten. Zurückgesandte Waren werden mit ihren Einstandskosten ausgebucht. Die Stückkosten des verbleibenden Bestands bleiben unverändert.
Nebenkosten in Fremdwährung
Wenn Sie in der Währung des Lieferanten einkaufen, rechnen Sie Waren und Nebenkosten zum Wechselkurs der Lieferantenrechnung um und verteilen anschließend die Kosten. Durch Umrechnung und Rundung kann ein Cent übrig bleiben; schlagen Sie ihn den Waren zu, damit die Verrechnungskonten genau auf null ausgeglichen werden. Hat sich der Kurs bis zur Zahlung geändert, ist die Differenz ein Wechselkursgewinn oder -verlust und gehört nicht zu den Lagerkosten.
Wenn der Spediteur eine eigene Rechnung stellt
Fracht, Zoll oder Vermittlungsgebühren stehen häufig auf einer separaten Rechnung des Spediteurs oder Zollagenten statt auf der Lieferantenrechnung. Die Buchung ist dieselbe: zunächst aufs Verrechnungskonto, dann den Anteil jeder Sendung in die Warenkosten umbuchen; für bereits verkaufte Waren in die Umsatzkosten.
Einstandskosten in Celerp
Celerp nimmt die oben beschriebene Verteilung und Buchung für Kosten auf der Lieferantenrechnung vor. Erfassen Sie Fracht, Versicherung oder Zoll als Positionen eines Artikels vom Typ „Freight“.
- Die Kosten werden nach Wert auf die Bestandspositionen der Rechnung verteilt. Eine Position ohne Wert erhält keinen Anteil, unabhängig von ihrer Menge.
- Die Anteile werden in Ihrer Währung auf den Cent gerundet und ergeben zusammen exakt den jeweiligen Kostenbetrag.
- Bis zum Wareneingang bleiben die Kosten auf einem Verrechnungskonto. Jeder Wareneingang überträgt seinen Anteil ins Lager.
- Bei der Verkaufsfakturierung enthält der Wareneinsatz die Einstandskosten.
- Rechnung in Lieferantenwährung zum Rechnungskurs umrechnen.
Celerp verteilt nur Nebenkosten auf der Rechnung des Lieferanten. Eine separate Rechnung vom Spediteur oder Zollagenten wird nicht auf die Waren umgelegt.